Cara Export Data Tamu ke PDF

Jika format Excel (.CSV) digunakan untuk pengolahan data lebih lanjut, maka format PDF hadir untuk kebutuhan pelaporan yang bersifat final, rapi, dan resmi.

Fitur ini sangat berguna jika Anda ingin menyerahkan laporan fisik (cetak) kepada klien atau sekadar mengirim file yang enak dibaca di HP tanpa berantakan.

Keunggulan Format PDF

Berbeda dengan CSV yang hanya berisi teks mentah, hasil export PDF dari aplikasi ini sudah diformat secara otomatis dengan tampilan profesional:

  1. Kop Surat Otomatis: Di bagian atas halaman sudah tercantum Nama Acara, Tanggal, dan Lokasi (sesuai setting di menu Event).
  2. Tabel Rapi: Data tamu disusun dalam tabel bergaris yang mudah dibaca.
  3. Siap Cetak (Ready to Print): Layout kertas sudah diatur agar pas saat diprint di kertas A4, tidak perlu repot atur margin lagi.
  4. Aman (Non-Editable): Format PDF mencegah data tidak sengaja terubah atau terhapus saat file dibuka oleh klien.

Langkah-Langkah Export PDF

Sama mudahnya dengan export Excel:

  1. Masuk ke Guest List Dashboard.
  2. Lihat deretan tombol aksi di atas tabel.
  3. Klik tombol berwarna kuning bertuliskan PDF.
  4. Tunggu sejenak, browser akan memproses halaman (mungkin muncul jendela Print Preview bawaan browser atau langsung terunduh).
  5. Simpan file dengan nama GuestList.pdf.

Kapan Menggunakan Excel vs PDF?

Agar kerja Anda efisien, pahami kapan harus menggunakan masing-masing format:

 

Kebutuhan / Tujuan Gunakan Format
Ingin menghitung total konsumsi (Sum/Rumus) ✅ Excel (.CSV)
Ingin merapikan typo nama tamu (Edit Data) ✅ Excel (.CSV)
Ingin dikirim ke orang tua mempelai (Via WA) ✅ PDF (Siap Baca)
Ingin dicetak untuk arsip fisik (Print) ✅ PDF (Siap Cetak)
Sebagai syarat backup sebelum Reset Data ✅ Excel (.CSV)

 

Tips Pelaporan Profesional

Sebagai vendor yang baik, serahkanlah kedua format tersebut kepada klien Anda dalam satu folder Google Drive atau ZIP setelah acara selesai:

  • File PDF: Untuk mereka baca-baca dengan mudah.
  • File Excel: Untuk mereka gunakan jika ingin mengolah data (misal: kirim thank you card via email marketing).

Dengan memberikan laporan lengkap, nilai jasa Anda akan terlihat lebih profesional dan terpercaya.