Cara Scan QR Code Tamu di BukuTamu Digital

Cara Menambahkan Tamu Dengan Scan QR Code

Fitur SCAN QR adalah metode tercepat untuk mencatat kehadiran tamu.

Tanpa perlu mengetik nama manual, petugas penerima tamu cukup mengarahkan kamera ke kode QR pada undangan tamu, dan data kehadiran akan tercatat otomatis dalam hitungan detik.

⚠️ Persiapan Penting: Izin Kamera

Saat pertama kali Anda menekan tombol SCAN QR, browser (Chrome/Firefox/Safari) akan memunculkan pop-up permintaan izin akses kamera.

WAJIB: Klik Allow (Izinkan) pada notifikasi tersebut. Jika Anda mengklik Block, fitur ini tidak akan berfungsi. Pastikan juga perangkat (Laptop/HP) yang digunakan memiliki kamera yang berfungsi baik.

 

Langkah-Langkah Scan Tamu

Proses scanning yang benar agar data tercatat rapi adalah sebagai berikut:

1. Buka Fitur Scan

Klik tombol merah muda SCAN QR di dashboard tabel tamu. Jendela kamera akan terbuka.

2. Atur Data Tamu (LAKUKAN SEBELUM SCAN!)

Ini adalah langkah yang sering terlewat oleh pemula. Perhatikan bagian bawah jendela kamera:

  • Select Camera: Pilih kamera belakang (jika pakai HP) atau Webcam (jika pakai Laptop).
  • Select Guest Category: (PENTING) Pilih kategori tamu yang sedang antre SEBELUM Anda melakukan scan.
    • Contoh: Jika barisan tamu adalah keluarga, set ke “Keluarga”.
  • Number of Guests: Masukkan jumlah orang yang datang bersama pemegang undangan tersebut.
    • Contoh: Jika 1 undangan dipakai berdua, ganti angka 1 menjadi 2.

Mengapa harus diatur dulu? Karena begitu kamera mendeteksi QR Code, sistem akan langsung menyimpan data detik itu juga. Sistem tidak akan sempat bertanya lagi kategori atau jumlah pax-nya. Jadi, pastikan settingan ini benar sebelum mengarahkan kamera.

3. Arahkan Kamera ke QR Code

Arahkan kode QR yang dibawa tamu ke kotak fokus kamera.

  • Jarak Ideal: Sekitar 10-20 cm dari kamera.
  • Pencahayaan: Pastikan area scan cukup terang agar kamera bisa membaca kode dengan cepat.

4. Sukses!

Jika berhasil, sistem akan berbunyi beep (jika suara aktif) atau muncul notifikasi sukses “Data Saved”. Data tamu otomatis masuk ke tabel kehadiran dengan status jam check-in saat ini.

 

Dari Mana Asal QR Code-nya?

Aplikasi BukuTamu Digital ini kompatibel dengan dua sumber QR Code:

  1. Widget QR Check-in WeddingPress: Bagi vendor undangan yang menggunakan plugin WeddingPress (WordPress), Anda bisa menyisipkan widget QR Code khusus pada desain undangan digital. QR Code yang dihasilkan oleh widget tersebut 100% Valid dan bisa dibaca oleh aplikasi ini.
  2. Internal QR Generator: Bagi undangan fisik atau undangan digital non-WeddingPress, Anda bisa membuat QR Code sendiri menggunakan menu /qr generator yang sudah disediakan di dalam aplikasi ini (Lihat panduan bab QR Generator).

 

Tips Troubleshooting

  • Kamera Gelap/Blank: Cek apakah izin browser sudah diberikan? Coba refresh halaman browser.
  • QR Tidak Terbaca: Cek pencahayaan atau coba bersihkan lensa kamera. Pastikan QR Code tidak lecek/rusak (untuk undangan fisik).
  • Salah Jumlah Pax: Jika terlanjur scan tapi jumlah orangnya salah (misal tertulis 1 padahal datang 3), jangan panik. Cukup tutup jendela scan, cari nama tamu di tabel, lalu klik ikon Edit (Pensil) untuk merevisi jumlahnya.